SINTESI OPERATIVA
| ELABORAZIONE CEDOLINO | |
| Cedolino interattivo | |
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Dal menu principale selezionare la scelta <Elaborazioni cedolini> e successivamente <Cedolino interattivo>. |
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| Selezione dati | |
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Indicare il mese da elaborare, il codice datore e il codice lavoratore. Nella testata vengono visualizzate segnalazioni e informazioni utili per l’elaborazione del cedolino. |
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| Calendario | |
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Il programma propone il calendario del dipendente nel mese di elaborazione; se le presenze le inserisce il datore di lavoro si evidenzieranno anche le varianti. Per inserire assenze nella singola giornata posizionarsi nelle colonne C0 (intera giornata) o C1-C2-C3 (parte della giornata) e con F2 ricercare ed inserire la causale di assenza. Per gli straordinari posizionarsi nella colonna “str” o selezionare le relative causali. Nel riquadro inferiore verranno visualizzati i totali, mentre selezionando “Impos.presenze” si potranno effettuare le modifiche nel calendario per intervallo periodo (dal/al).
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| Quantità e movimenti | |
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Nella parte superiore verranno visualizzati giorni e ore totali. Il pannello “Movimenti” contiene l’elenco delle voci di calcolo generate dal calendario del mese e dall’inquadramento del dipendente selezionato. Per aggiungere altre voci posizionarsi nella prima riga libera e impostare il codice o ricercarlo tramite la funzione attiva con F2. Per annullare una voce posizionarsi nella colonna codice e cancellare il codice voce. |
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| Totali | |
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I totali contengono i risultati del calcolo effettuato tramite i movimenti. Sono visibili gli importi delle competenze e delle trattenute con il dettaglio dei contributi. Nella parte inferiore sono indicati i ratei residui di ferie e tredicesima. |
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| Anteprima | |
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Viene presentato il fac simile del cedolino che si otterrà in stampa. Sono presenti tutte le informazioni relative al dipendente, all’orario svolto e alle voci retributive corrisposte. |
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| STAMPA E PUBBLICAZIONE | |
| Stampa cedolino | |
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Dal menu principale selezionare la scelta <Stampa e pubblicazione cedolini> per effettuare la stampa dei cedolini elaborati e per effettuarne la pubblicazione nell’area riservata del cliente se utilizza la connessione web. |
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| Inserimento parametri | |
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Nella parte inferiore della videata va indicato il mese da stampare e l’elenco dei datori di lavoro. Con la scelta “Stampa” viene avviata la stampa. |
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| File di stampa | |
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Dopo l’elaborazione viene visualizzata una pagina con un allegato in formato pdf che contiene la stampa dei cedolini richiesti. Selezionando e cliccando sull’icona che raffigura la stampante, viene aperto il file pdf con i cedolini. E’ possibile scegliere tra il download del file pdf o la stampa diretta dei cedolini. Se nella richiesta di stampa si è spuntato il check di pubblicazione web, i cedolini vengono pubblicati nell’area riservata del cliente. |
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DETTAGLI
ELABORAZIONE CEDOLINO |
L’elaborazione del cedolino può essere effettuata in vari modi utilizzando:
E’ possibile anche utilizzare insieme i tre metodi ottenendo con il primo punto il calcolo di tutti i cedolini, con il secondo il controllo dei dipendenti elaborati e con il terzo intervenendo nei dipendenti con varianti nel mese o particolarità da inserire separatamente. Le scelte di calcolo sono tutte contenute nella cartella <Adempimenti mensili e periodici> <Cedolino>.
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CALCOLO BATCH |
La scelta <Calcolo cedolino batch> permette di calcolare i cedolini in modalità batch e cioè senza interazione. Questa modalità può essere utilizzata se non occorre apportare modifiche rispetto ai dati comunicati dal datore di lavoro, ovvero non vi sono varianti rispetto al calendario assegnato al dipendente. Questa fase di calcolo può anche essere usata per calcolare in maniera generalizzata tutti i cedolini dello studio per poi apportare le singole variazioni solo nei cedolini dei dipendenti che hanno delle varianti o delle particolarità nel mese. La scelta non è obbligatoria e può essere sostituita dalla scelta diretta del cedolino interattivo.
E’ sufficiente selezionare la scelta “calcolo cedolino” presente a menu; verrà proposta una pagina in cui sono disponibili due tipi di elaborazione:
La scelta “elabora cedolino” calcola i cedolini di tutti i dipendenti che vengono indicati nella sezione parametri elaborazione posta nella parte inferiore della videata. In questa sezione va impostato il mese e i codici dei datori di lavoro o dei dipendenti da calcolare. La scelta “elabora solo cedolini tfr” calcola i cedolini dei dipendenti cessati a cui viene erogato il trattamento di fine rapporto. Per attivare il calcolo una volta compilati i parametri di elaborazione è sufficiente premere il pulsante “calcola” nella toolbar. Ad elaborazione terminata il programma propone una pagina con l’elencazione di eventuali segnalazioni. |
VISUALIZZAZIONE STAMPA ELENCO |
La scelta <Visualizzazione/Stampa elenco> è un’ulteriore modalità di inserimento e controllo dei cedolini. Con tale scelta è possibile controllare lo stato di elaborazione dei cedolini di una o più aziende e visualizzare contemporaneamente una serie di indicatori che solitamente sono visibili richiamando ciascun cedolino.
Questa scelta consente di visualizzare la situazione dei cedolini elaborati e da elaborare ovvero verificare i risultati dopo il calcolo batch. All’interno di questa scelta sono presenti diverse funzioni che consentono di controllare, modificare o calcolare i cedolini. Il programma richiede inizialmente il mese e il datore di lavoro oppure tutti i datori di lavoro. Viene quindi generata una lista con l’elenco dei dipendenti appartenenti a ciascun datore di lavoro. Se il cedolino è stato elaborato il dipendente è segnalato in nero e sono presenti i valori riepilogativi nelle colonne poste a destra. Se il cedolino non è stato calcolato il dipendente è segnalato in grigio e senza dati nelle colonne suddette. Selezionando il dipendente non elaborato è possibile accedere direttamente al calcolo del cedolino interattivo selezionando l’apposito pulsante posto nella toolbar. In uscita dal calcolo del cedolino interattivo si ritorna nella lista che viene aggiornata in automatico se risulta attiva l’opzione “aggiorna dati”. Nella toolbar sono presenti i pulsanti “Consultaz. rapida” (con i collegamenti alle anagrafiche o alle diverse gestioni) e “Filtro” (per personalizzare l’elenco dei dipendenti). Selezionando il dipendente elaborato sono disponibili, inoltre, le seguenti funzioni poste nella toolbar e accessibili dai relativi pulsanti (da sinistra verso destra):
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CEDOLINO INTERATTIVO |
L’elaborazione in modalità interattiva, eseguendo la scelta <Cedolino interattivo>, consente di visualizzare tutte le fasi di sviluppo del cedolino con la possibilità di interagire per modificarne i risultati. La prima pagina propone una videata suddivisa in due parti: la parte superiore o testata rimane fissa in tutte le fasi di elaborazione del cedolino e la parte inferiore o corpo del cedolino, si compone di varie pagine. Nella testata vengono richiesti i seguenti dati:
Nel campo “mese” viene proposto il mese indicato nel menu “impostazioni di default”. Indicare il mese su cui elaborare i cedolini. Per l’elaborazione della mensilità aggiuntiva di tredicesima (se questa viene elaborata a parte) indicare la mensilità 13.
Nel campo “azienda” indicare il codice del datore di lavoro da elaborare; per la visualizzazione dei codici disponibili digitare il tasto funzione F2.
Nel campo lavoratore indicare il codice del lavoratore da elaborare; per la visualizzazione dei codici disponibili premere doppio click o il tasto F2 che mostra l’elenco dei lavoratori presenti nel datore di lavoro selezionato. Nell’elenco vengono riportate alcune informazioni principali come:
Prima di premere il tasto di conferma per accedere al cedolino sono accessibili i seguenti check:
Dopo aver selezionato i tre dati richiesti (mese, azienda e dipendente), premere il tasto “ok” per avviare il calcolo. Il programma si compone di diverse sezioni:
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Modalità operative |
La logica del cedolino interattivo è quella di poter interagire nelle varie fasi di elaborazione partendo dal foglio presenze passando per i movimenti e fino ad arrivare alla determinazione dei totali e all’anteprima di stampa. Queste fasi sono collegate tra loro e al variare di determinati parametri di una fase (ad esempio il foglio presenze) variano successivamente i dati nelle fasi successive (esempio i movimenti e quindi i totali). L’operatore può quindi sviluppare il cedolino intervenendo sia in rettifica del calendario, che in modifica o in inserimento di nuove voci nei movimenti con il successivo aggiornamento dei totali. Questi passaggi possono essere eseguiti più volte. Se si effettuano modifiche al calendario, premendo il pulsante di salvataggio il programma chiederà quale operazione si vuole eseguire (“Salva ed esci” oppure “Vai ai movimenti”), in ogni caso verranno ricalcolati i movimenti. Per evitare di rielaborare erroneamente lo stesso dipendente, quando si seleziona un lavoratore per il quale risulta già presente un cedolino, il programma chiede conferma dell’operazione. |
Informazioni in testata |
La testata riporta alcune indicazioni e segnalazioni. Si evidenziano:
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Calendario |
Nella parte sinistra della pagina è disponibile il foglio presenze del mese di elaborazione. Il foglio presenze contiene il calendario mensile di base del lavoratore ovvero le varianti e le causali introdotte dal datore di lavoro se ha gestito le presenze tramite il data entry disponibile in area web. Il mese è organizzato in più riquadri. Nella parte alta della sezione è riportato il mese. Nella parte bassa, in “Totali” sono riportati alcune informazioni del mese in cui sono rilevati i totali del foglio presenze e alcuni indicatori del cedolino elaborato. In “Impos.presenze” sono presenti le funzioni per la modifica del foglio presenze. Il foglio presenze è strutturato in varie colonne. Nella prima colonna è riportato il giorno. Nella seconda, denominata C0, sono disponibili le causali di assenza relative all’intera giornata. Nella terza colonna sono indicate le ore giornaliere del profilo orario del lavoratore. Le ore vengono riportate generando sul mese il calendario settimanale collegato al dipendente. Nella quarta colonna, denominata STR, vanno indicate le ore di straordinario che vengono effettuate giornalmente dal lavoratore; il calcolo per la determinazione giornaliera o settimanale viene poi sviluppato in base alle indicazioni tabellari del contratto collegato al lavoratore. Nelle colonne successive, dalla quinta alla decima, sono disponibili tre serie di colonne composte da una colonna con causale e una colonna con le ore associate alla causale; le colonne con causale sono denominate rispettivamente C1, C2 e C3. Dette colonne consentono l’inserimento, nel singolo giorno, di causali di assenza o d’altro genere, che riguardano parte della giornata a differenza della colonna C0 che riguarda l’intero giorno.
L’inserimento delle varianti nel calendario può essere effettuato in tre modalità:
Per apportare modifiche al singolo giorno è sufficiente posizionarsi nella riga del giorno e nelle colonne corrispondenti per rettificare le ore giornaliere, inserire ore straordinarie o indicare una causale e le relative ore. Per l’inserimento della causale posizionarsi nelle colonne C0, C1, C2, C3 e con il tasto F2 è possibile visualizzare l’elenco delle causali presenti nel contratto collegato al dipendente.
Per la modifica di periodo occorre utilizzare le funzionalità poste nel riquadro “Imps.presenze” in cui sono disponibili i seguenti campi:
Indicare il periodo in cui apportare le rettifiche selezionando i giorni dal / al. Indicare la causale e le ore da passare nel periodo. Se si tratta di un’assenza per l’intera giornata è sufficiente indicare la sola causale (esempio periodo di ferie, indicare la sola causale F nel periodo richiesto nella colonna CO). Se si tratta di un’assenza per parte della giornata indicare la causale nella colonna C1, C2 o C3 e le ore relative nella colonna ore. Se si tratta di una modifica alle ore giornaliere del calendario, è sufficiente indicare la sola colonna delle ore C0 specificando la quantità da sostituire al posto dell’attuale. Se si tratta di inserire delle ore di straordinario effettuate nel periodo, specificare le ore di straordinario nella colonna STR. Per gli straordinari sono stati messe a punto anche apposite causali da utilizzare nelle situazioni di notturno o notturno festivo che nel singolo giorno non è possibile individuare. Al termine dell’operazione confermare con il pulsante “imposta”. In presenza di causali relative ad un periodo di assenza per malattia, maternità o infortunio, contrassegnare il check “anche non lavorativi” a lato del periodo. Il check consente di passare la causale in tutte le giornate del periodo comprendendo giornate di riposo e a zero ore.
Per operare in giorni non consecutivi occorre prima selezionare le giornate in cui apportare le variazioni e successivamente indicare le causali e le ore (se trattasi di colonne C1, C2 o C3). Per selezionare le giornate oggetto di variazione, posizionarsi nella prima colonna in cui sono indicati i giorni e cliccare tenendo premuto il tasto CTRL. I giorni selezionati vengono evidenziati con diversa colorazione. Indicare poi causali e ore negli appositi campi e confermare l’operazione con il pulsante “imposta”. |
Sezione movimenti |
Nella sezione movimenti sono presenti dati riepilogativi delle quantità e il dettaglio delle voci di calcolo. La parte superiore contiene la testata del cedolino con le quantità ore e giorni inps e lavorati.
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Totale ore/giorni |
Nella sezione dei totali ore/giorni sono presenti una serie di dati riepilogativi di quantità, utilizzati sia per il calcolo della contribuzione del delle indennità di vitto e alloggio. Le quantità riguardano le ore, i giorni e le settimane retribuite e le ore e i giorni lavorati. La determinazione è automatica in base alle modifiche effettuate nel calendario. I dati in essa contenuti sono però modificabili con l’intervento nel singolo campo. Attenzione: dopo la modifica dei dati di testata, l’eventuale accesso nel cedolino ricalcola e riporta le informazioni allo stato iniziale.
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Dettaglio voci |
La parte centrale del cedolino accoglie il dettaglio delle voci di calcolo per lo sviluppo dei totali. In essa vengono generate le voci di calcolo presenti nell’anagrafica dipendente, negli automatismi contrattuali e nelle causali indicate nel foglio presenze. A quelle automatiche possono essere aggiunte altre voci di calcolo indicando il codice nell’apposita colonna “voce”. Nel campo è disponibile la ricerca tramite il tasto F2. Le voci di calcolo automatiche vengono generate senza alcun indicatore nella prima colonna “M” (manuale) a significare che sono movimentate dal foglio presenze in modalità calcolata in funzione delle causali e degli straordinari applicati. Le voci che derivano dalle modifiche apportate al foglio presenze (causali o straordinari) vengono sempre ricalcolate e rigenerate nella pagina movimenti quando si accede al calendario e si operano nuove rettifiche. Le voci non vengono ricalcolate se sono contrassegnate con “M” (manuali) nella omonima colonna, operazione che può essere forzata dall’utente. Questo consente all’occorrenza di bloccare le modifiche apportate direttamente alle voci di calcolo automatiche generate dal foglio presenze.
Con il foglio presenze viene generata la voce lavoro ordinario con 168 ore. Se viene modificata la quantità in 160 ore, richiamando il cedolino senza modificare le quantità nel calendario, verrà rigenerata la voce di lavoro ordinario riportando di nuovo le 168 ore. Se con la rettifica si indica invece “M” (manuale) richiamando il cedolino la voce non viene ricalcolata riportando così la quantità pari a 160 ore. Le operazioni ammissibili nella pagina dei movimenti sono le seguenti:
L’inserimento di una nuova voce di calcolo può avvenire posizionandosi in una riga libera e indicando nella colonna “voce” il codice della voce di calcolo o richiamandola dall’elenco tramite il tasto “F2”. Dopo aver inserito il codice il programma proporrà i campi abilitati per l’inserimento dei dati richiesti dalla voce in base alla sua tipologia.
Per la cancellazione di una voce di calcolo posizionarsi nella riga relativa alla voce e cancellare nella colonna voce il codice della voce di calcolo.
La cancellazione dei movimenti può essere effettuata tramite l’apposita icona presente nella toolbar con rappresentato il cestino . Selezionando questo pulsante il programma emette una segnalazione per far scegliere all’operatore il tipo di eliminazione da effettuare. Il messaggio propone due scelte:
La scelta “eliminazione di tutti i dati” comporta la perdita di tutte le informazioni e modifiche effettuate anche nel foglio presenze. La scelta “eliminazione movimenti e cedolino” comporta la cancellazione delle voci di calcolo presenti nei movimenti, soprattutto quelle manuali poiché quelle automatiche vengono rigenerate rientrando poi nel cedolino.
La modifica dello stato consente di bloccare o sbloccare la voce di calcolo presente nei movimenti. Il blocco viene attuato quando si vogliono apportare modifiche senza che queste vengono ricalcolate rientrando nel cedolino. Il blocco viene apposto indicando lo stato “M” (manuale) nell’omonima colonna. Per la modifica delle voci sono disponibili nella barra di stato del pannello “Movimenti” le seguenti scelte:
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Riadegua al netto concordato |
La funzione “riadegua lordo a netto concordato” può essere utilizzata quando si adotta il netto concordato e si rettificano o si aggiungono voci di calcolo dopo la generazione dei movimenti e quindi della voce di calcolo che determina la parte di lordo. La modifica o l’inserimento di nuove voci comporta la rideterminazione della voce di calcolo deputata ad ottenere l’importo lordo per garantire il netto concordato; la funzione viene quindi abilitata e resa visibile in questa condizione.
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Pannello totali |
Dopo le operazioni di controllo e modifica del calendario presenze e/o dei movimenti e voci di calcolo, è possibile accedere alla sezione dei totali per visualizzare il dettaglio dei risultati organizzati e proposti per tipologia di informazioni. Sono visibili sia totali che il dettaglio dello sviluppo delle voci di calcolo. Nella parte inferiore viene visualizzata la situazione dei ratei (ferie, permessi e tredicesima). Da questa pagina, tramite apposito pulsante, è accessibile accedere ai progressivi del dipendente .
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Anteprima |
La pagina di anteprima visualizza la stampa del cedolino in formato html. Il cedolino riporta gli stessi dati che verranno poi stampati nel modulo.
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STAMPA CEDOLINO |
Dopo aver elaborato i cedolini si può procedere alla stampa tramite l’apposita scelta “stampa e pubblicazione cedolini” presente nel menu di sequenza facilitata ovvero nella cartella cedolino all’interno della cartella mensile. La scelta propone una videata in cui è possibile effettuare delle impostazioni sulle modalità di stampa e sui parametri da stampare. Le modalità proposte nella parte superiore della videata consentono di scegliere il contenuto. Con l’opzione “stampa tutte le voci” si può stampare il cedolino riportando tutte le voci di calcolo anche quelle che hanno stampa su cedolino “N”.
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STAMPA QUIETANZA |
Dopo la stampa dei cedolini è possibile stampare la quietanza da far firmare al dipendente. La richiesta di stampa è simile alle altre in cui vanno specificati nei parametri il mese e i dipendenti a quali stampare la quietanza. Se la scelta viene effettuata successivamente alla stampa del cedolino i parametri risulteranno già impostati e pronti per essere utilizzati.
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