Da Gestione Documenti > Variazione Documenti è possibile cercare e richiamare un documento precedentemente emesso per eseguirne la variazione di alcuni dati, purché questo non sia stato inviato allo SDI. In tal caso il programma restituirà il seguente messaggio:
Non è tuttavia possibile modificare i dati di testata, quali:
- codice cliente
- numero fattura e numero protocollo
- data documento
In caso di esito di scarto sarà possibile entrare in variazione\annullamento documenti per eventualmente correggere la fattura generandola quindi nuovamente nella sezione della fatturazione elettronica.
L’annullamento provvede alla cancellazione del documento, non rendendolo più disponibile, né alla contabilizzazione, né alla stampa. Viene definitivamente rimosso dall’archivio.
La cancellazione di una fattura creata in maniera automatica da bolle o ordini, fa tornare disponibile l’elaborazione di tutti quei documenti contenuti nella fattura cancellata, per poi essere ricreata. L’unico importante accorgimento dopo una qualsiasi cancellazione è il contatore dei documenti.
In caso di fatture occorre andare (sempre dalla gestione documenti) in Utilità > Manutenz. Registri per reimpostare l’ultimo numero della fattura emessa, che non sarà più quella cancellata, ma la precedente.
In caso di bolle o ordini andare (sempre dalla gestione documenti) in Utilità > Manutenz. Contatori Magazzino dove chiede il codice di magazzino e modificare il contatore interessato con lo stesso principio che vale per le fatture: cioè qui va indicato l’ultimo numero del documento emesso.
Occorre quindi molta cura, sia del documento che si sta cancellando che a ricordarsi di modificare in maniera corretta il contatore di riferimento.
Per la cancellazione di un documento intermedio ad altri la procedura si complica, si raccomanda molta attenzione e (magari) preventivamente una copia di backup degli archivi.
Il problema può nascere quando si sposta il contatore indietro e si emettono più documenti con la stessa numerazione. In questo caso può divenire un problema la cancellazione della fattura duplicata.