1. Accesso al modulo
Il modulo Delega Unica è accessibile dal Manager di WOW Suite tramite l'apposito riquadro "Delega Unica" presente nella pagina principale. L'utilizzo del modulo richiede l'acquisto della relativa licenza: in caso contrario, al click sul riquadro verrà visualizzato un messaggio bloccante che ne impedisce l'accesso. Una volta attivato il modulo, il medesimo pulsante ne apre la pagina principale.
La pagina principale è organizzata in tre tab in sequenza – Stampa, Firme e Registro – che rappresentano le fasi del flusso di lavoro: dalla generazione del documento, alla raccolta della firma digitale del delegante, fino all'archiviazione nel registro cronologico e all'invio massivo all'Agenzia delle Entrate.
2. Tab Stampa
La tab Stampa è il punto di partenza del flusso. La schermata si articola in due aree.
2.1 Area Opzioni (sinistra)
Nell'area di sinistra si impostano i parametri della delega da generare:
- Anno delega: precompilato con l'anno corrente
- Stampa duplicato: selettore Sì/No
- Tipo richiesta: Conferisce Delega, Revoca Delega, Rinnova Delega, oppure Nessuna scelta
- Soggetto delegato: menu a tendina per la selezione dell'intermediario
Selezionando l'opzione Conferisce Delega, sotto al campo Soggetto delegato, compare la tabella Servizi contenente l'elenco dei servizi delegabili all'intermediario:
- consultazione del Cassetto fiscale delegato
- consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici
- consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA
- registrazione dell'indirizzo telematico
- fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche
- accreditamento e censimento dispositivi
- acquisizione dei dati ISA e dei dati per la determinazione della proposta di concordato preventivo biennale
- utilizzo dei servizi online dell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate-Riscossione
L'utente può selezionare singolarmente i servizi da includere nella delega tramite le checkbox, oppure includerli tutti contemporaneamente tramite la checkbox in intestazione.
2.2 Area Delegante (destra)
Nell'area di destra è visualizzato l'elenco delle anagrafiche disponibili, con filtri per Tag e Stato (Tutti / Da Stampare) e con le colonne ID, Nominativo, Codice Fiscale, Anno. È possibile selezionare una o più anagrafiche tramite le checkbox di colonna.
L'icona stampante a fine riga non genera la delega vera e propria: produce esclusivamente un'anteprima di stampa del documento per il soggetto della riga, utile per una verifica visiva prima della generazione effettiva.
2.3 Generazione della delega
Dopo aver impostato i parametri a sinistra (con eventuale selezione dei servizi nel caso di Conferisce Delega) e selezionato le anagrafiche a destra, la generazione del documento si avvia tramite il pulsante Stampa in alto a destra.
Un avviso in evidenza nella pagina ricorda che, come da provvedimento dell'Agenzia delle Entrate:
- sulle deleghe va apposta la firma autografa
- le deleghe vanno archiviate insieme a copia del documento d'identità in corso di validità
- le deleghe devono essere annotate giornalmente nel registro cronologico
A seguito della firma, la delega deve essere registrata tramite l'apposito pulsante. L'operazione di registrazione è irreversibile.
Al termine della generazione si prosegue con la tab successiva, Firme.
3. Tab Firme
La tab Firme gestisce l'intero ciclo di vita della delega dopo la sua generazione, dalla compilazione dei dati alla raccolta della firma digitale del delegante. La schermata si apre con due filtri in alto – Anno e Intermediario – e si articola in tre tabelle che rappresentano gli stati progressivi di ogni delega: Deleghe da completare, Deleghe da firmare e Deleghe Firmate.
3.1 Deleghe da completare
Subito dopo la generazione, la delega compare in questa tabella con i dati anagrafici di base (Progressivo, Delegante, Qualifica, Cognome e Nome del Sottoscrittore, Tipo richiesta).
Tramite l'icona di modifica a fine riga si apre la finestra di dettaglio dove è possibile:
- verificare e confermare i dati del soggetto delegante e del sottoscrittore
- integrare i dati mancanti, in particolare i dati del documento di identità (Tipo documento, Numero documento, Rilasciato da, Data scadenza)
- modificare le scelte fatte in fase di stampa, ad esempio i servizi inclusi nella delega o il tipo di richiesta
- inserire o aggiornare l'email del sottoscrittore, indispensabile per il successivo invio
Una volta verificati i dati, il pulsante Registra all'interno della finestra di dettaglio assegna alla delega un progressivo univoco e ne effettua la registrazione nel registro cronologico.
A registrazione avvenuta si attiva, sulla riga della delega, il pulsante Invio: cliccandolo viene inviata un'email automatica al sottoscrittore contenente un link al portale di firma. Da quel portale il sottoscrittore potrà, in autonomia, scaricare il file XML della delega, firmarlo digitalmente e ricaricarlo.
Dopo l'invio dell'email, la delega lascia la tabella Deleghe da completare e si sposta nella tabella Deleghe da firmare.
3.2 Deleghe da firmare
In questa tabella sono elencate le deleghe in attesa di firma da parte del sottoscrittore delegante. Le colonne mostrano i dati della delega e i riferimenti temporali del processo: Data invio mail, Data Download (momento in cui il sottoscrittore ha scaricato il file dal portale) e Data Upload (momento in cui ha ricaricato il file firmato).
Il flusso lato sottoscrittore prevede questi passaggi:
- il sottoscrittore riceve l'email e apre il link al portale di firma
- inserisce il proprio Codice Fiscale e clicca Conferma: viene avviato automaticamente il download del file XML della delega
- firma digitalmente il file XML con il proprio strumento di firma digitale
- carica il file firmato dal riquadro Carica file firmato, tramite il pulsante Scegli file
Al caricamento del file firmato da parte del delegante, la delega si sposta automaticamente nella tabella Deleghe Firmate.
3.3 Deleghe Firmate
Questa tabella contiene tutte le deleghe firmate digitalmente e pronte per l'invio all'Agenzia delle Entrate. Da qui è possibile produrre il file XML massivo da trasmettere tramite Desktop Telematico o altro servizio abilitato, in due modalità:
- Esportazione massiva: si selezionano le deleghe desiderate e si clicca il pulsante con l'icona di download in testata della tabella. Il sistema produce un unico file XML massivo contenente tutte le deleghe selezionate. È possibile creare più file massivi separati selezionando di volta in volta le deleghe desiderate.
- Esportazione singola: cliccando l'icona di download a fine riga viene generato l'XML massivo della singola delega, qualora si voglia inviarla individualmente.
I file XML scaricati dovranno poi essere trasmessi all'Agenzia delle Entrate tramite Desktop Telematico o servizio equivalente.
Una volta inviato il file all'Agenzia delle Entrate, è possibile confermarne l'invio cliccando la voce Conferma invio ad Agenzia. Così facendo la delega verrà classificata come inviata e sarà tolta da questa tabella rendendola visibile solamente dal Registro.
4. Tab Registro
La tab Registro è dedicata al registro cronologico delle deleghe e fornisce la vista completa di tutte le deleghe gestite dal modulo, indipendentemente dal loro stato. La schermata presenta in alto i filtri Anno, Intermediario e Stato e visualizza l'elenco con le colonne: Anno, Stato, Progressivo, Delegante, Tipo richiesta, Qualifica, Data richiesta, Email sottoscrittore, Data invio mail, Data invio ad AdE.
La colonna Stato indica la fase del flusso in cui si trova ciascuna delega, consentendo di tracciarne in qualsiasi momento la posizione nell'iter.
Le icone a fine riga permettono di accedere ai dettagli della singola delega, alla cronologia degli stati e ai documenti correlati.
In alto a destra sono presenti due pulsanti:
- Aggiorna: ricarica i dati del registro
- Esporta: esporta il registro in formato Excel, utile per archiviazione, controlli o adempimenti documentali (ad esempio in caso di verifiche da parte dell'Agenzia delle Entrate)